Sisäinen auditointi ISO 9001: kysymykset ja lomake

Sisäinen auditointi on suunniteltu tarkastus, jossa katsotaan, toimiiko laatujärjestelmä niin kuin on sovittu ja niin kuin standardi vaatii. Se ei ole syyllisten etsimistä. Auditoinnissa arvioidaan tapaa toimia, ei ihmisiä.

Hyvä auditointi löytää ongelmat ennen asiakasta tai sertifiointiauditoijaa. Siksi se tehdään siellä, missä työ tehdään, ja siksi siinä pyydetään näyttämään eikä vain kerrota.

Auditointiohjelma kertoo, mitä osa-alueita auditoidaan, milloin ja kuka auditoi. Standardi ei määrää tiheyttä, mutta ohjelmassa pitää ottaa huomioon kolme asiaa: kuinka tärkeä prosessi on, mitä siinä on muuttunut ja mitä edellisissä auditoinneissa löytyi.

Esimerkissä tuotanto auditoidaan kahdesti, koska siellä syntyy suurin osa poikkeamista, ja alkuvuoden auditoinnissa löytyi jo yksi. Poikkeamat ja reklamaatiot auditoi tuotantopäällikkö, koska ne ovat laatuvastaavan omaa työtä.

Tavallisin käytäntö on, että koko järjestelmä käydään läpi kerran vuodessa. Pienessä yrityksessä osa-alueita voi yhdistää, kunhan jokainen standardin kohta tulee katetuksi.

Pienessä yrityksessä yhden osa-alueen auditointi kestää yleensä 2–4 tuntia ja raportti noin tunnin.

Kysymykset on ryhmitelty samoihin osa-alueisiin kuin esimerkkiohjelma. Vasemmalla on ISO 9001:n kohta, jota kysymys koskee. Älä käy kaikkia läpi yhdessä auditoinnissa, vaan valitse sen osa-alueen kysymykset, ja lisää omat avoimista poikkeamista ja reklamaatioista.

Kysy näin

Kysymys, johon voi vastata "kyllä", ei kerro mitään. Pyydä näyttämään.

Ohjelman kolmannen neljänneksen auditointi. Laatuvastaava kiertää koneistuksen ja särmäyksen, haastattelee neljää ihmistä ja tarkistaa mittalaitteet, piirustukset ja kolme käynnissä olevaa työtä.

Poikkeamassa 1 pelkkä kalibrointi ei riitä. Pitää myös selvittää, mitä työntömitalla on mitattu kalibroinnin vanhenemisen jälkeen ja ovatko ne mittaukset yhä luotettavia. Poikkeama 2 on sama virhe, joka reklamaation käsittelyn oppaan esimerkissä päätyi asiakkaalle asti. Tällä kertaa se löytyi auditoinnissa.

Jokainen löydös on kirjoitettu samalla tavalla: vaatimus, havainto ja näyttö. Silloin kenenkään ei tarvitse arvata, mikä oli vialla tai mistä se tiedetään.

ISO 9001 ei itse jaa löydöksiä luokkiin, mutta sertifiointilaitokset käyttävät tätä jakoa. Kun sisäisessä auditoinnissa käytetään samaa, ulkoinen auditointi ei yllätä.

Jokaisesta poikkeamasta tehdään korjaava toimenpide, ja sen syy selvitetään kuten muissakin poikkeamissa. Katso juurisyyanalyysin opas ja poikkeamaraportin pohja.

Standardi vaatii, että auditointi on objektiivinen ja puolueeton. Auditoijan ei tarvitse olla ulkopuolinen eikä sertifioitu, mutta hänen pitää tuntea standardin vaatimukset. Pääsääntö: kukaan ei auditoi omaa työtään.

Pienessä yrityksessä tähän on neljä tapaa:

• Vaihtakaa rooleja. Laatuvastaava auditoi tuotannon ja tuotantopäällikkö laatuvastaavan työn, kuten esimerkkiohjelmassa.
• Kouluttakaa auditoija. Sisäisen auditoijan kurssit ovat lyhyitä, usein 1–2 päivää.
• Vaihtakaa auditoijia toisen yrityksen kanssa. Kaksi pientä yritystä auditoi toisensa. Sopikaa salassapidosta kirjallisesti.
• Ostakaa auditointi. Ulkopuolinen konsultti tekee auditoinnin, mutta löydösten korjaaminen jää silti teille.

1. Kaikki tehdään viikkoa ennen ulkoista auditointia. Silloin auditointi on kirjaamista, ei tarkastamista, eikä löydöksiä ehditä korjata.
2. Auditoidaan vain papereita. Ohje voi olla kunnossa, vaikka koneella on vanha versio. Käy siellä, missä työ tehdään.
3. Kysytään, ei pyydetä näyttämään. "Onko teillä..." saa aina vastaukseksi kyllä.
4. Löydös kirjataan, mutta kukaan ei korjaa. Seuraava auditointi löytää saman asian. Jokaiselle löydökselle vastuuhenkilö ja määräaika.
5. Auditoija auditoi omaa työtään. Omia sokeita pisteitä on vaikea nähdä.
6. Ei koskaan löydöksiä. Se kertoo useammin liian helpoista kysymyksistä kuin virheettömästä järjestelmästä.

Vaatimukset ovat kohdassa 9.2. Alla ne omin sanoin ja lyhennettyinä. Virallinen teksti on standardissa SFS-EN ISO 9001:2015.

• 9.2.1: sisäisiä auditointeja tehdään suunnitelluin väliajoin, jotta tiedetään, täyttääkö järjestelmä omat ja standardin vaatimukset ja toimiiko se.
• 9.2.2 a: auditointiohjelmassa on tiheys, menetelmät, vastuut ja raportointi. Siinä otetaan huomioon prosessien tärkeys, muutokset ja aiempien auditointien tulokset.
• 9.2.2 b: jokaiselle auditoinnille määritellään kriteerit ja laajuus.
• 9.2.2 c: auditoijat valitaan niin, että auditointi on objektiivinen ja puolueeton.
• 9.2.2 d: tulokset raportoidaan johdolle.
• 9.2.2 e: korjaukset ja korjaavat toimenpiteet tehdään viipymättä.
• 9.2.2 f: ohjelmasta ja tuloksista säilytetään dokumentoitu tieto.

Sama kohta 9.2 on myös ympäristöstandardissa ISO 14001 ja työterveys- ja turvallisuusstandardissa ISO 45001, joten yksi ohjelma voi kattaa kaikki kolme. Ohjeita auditoinnin tekemiseen antaa standardi ISO 19011.

Sertifiointiauditoija kysyy yleensä auditointiohjelmaa, viimeisimpiä raportteja ja näyttöä siitä, että löydökset on korjattu.

Tehdasapurissa vuoden auditoinnit kirjataan kerralla suunnitelluiksi, ja kolme lähintä näkyy yleiskatsauksessa. Auditoinnille kirjataan aihe, osa-alueet (laatu, ympäristö ja työturvallisuus, useampi kerrallaan), auditoija ja päivä. Täytetyn kysymyslistan voi liittää PDF:nä tai valokuvana.

Löydökset kirjataan auditoinnin sivulta, ja niistä tulee tavallisia poikkeamaraportteja, jotka pysyvät linkitettyinä auditointiin. Auditoinnin sivulla näkyy jokaisen löydöksen tila. Vaiheet ovat Suunniteltu, Suoritettu ja Valmis, jokainen muutos jää muutoslokiin, ja jokaisesta auditoinnista saa oman numeron ja PDF:n.

Haluatko nähdä, miltä ohjelma näyttää? Katso puolentoista minuutin demo.